Excel rozpoznaje rodzaj danych poprzez sposób w jaki te dane wpisujesz. Na przykład jeżeli wpiszesz wartość 12 lub 2,4 to Excel domyślnie potraktuje ją jako liczbę dziesiętną. Jeżeli wpiszesz wartość 4 1/5 to zostanie ona potraktowana jak ułamek zwykły.
UWAGA
Excel traktuje wpisaną wartość jako liczbę, tylko i wyłącznie wtedy, kiedy komórka zawiera wartości liczbowe. W przeciwnym razie Excel potraktuje wpisaną wartość jako tekst. Na przykład 5A będzie traktowane jak zwykły tekst, a nie jak cyfra 5.
Przykład 1:
W oknie Formatowanie komórek… w zakładce Liczby możesz zmienić sposób wyświetlania danych w komórce, poprzez wybór jednego z dostępnych predefiniowanych formatów.
Ogólne
Kiedy stworzysz nowy arkusz, każda komórka będzie miała domyślny format komórki – Ogólny. Poniżej przedstawię kilka reguł, które towarzyszą temu typowi danych.
- Excel usuwa zera początkowe. Liczba 03,00 będzie zapisana jako 3. Jednym wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wartość liczby znajduje się pomiędzy 1 a -1, wtedy Excel zamieni zapis .45 na 0.45.
- Jeżeli liczba jest ułamkiem dziesiętnym, to Excel wyświetla ją w taki sposób, aby zmieściła się ona w komórce. W przypadku gdy cześć ułamkowa nie mieści się w komórce to jest ona zaokrąglana. Podobnie wygląda sprawa z liczbą całkowitą. Również ona jest skracana w ten sposób, aby zmieściła się w komórce – jest wyświetlana w tak zwanym zapisie naukowym albo ### w sytuacji kiedy szerokość komórki jest zbyt mała, żeby Excel był w stanie wyświetlić jakąkolwiek wartość.
Jest to domyślny format. Wszystkie komórki na nowo stworzonym arkuszu wyświetlają zawartość przy użyciu tego formatu.
Liczbowe
Jak sama nazwa wskazuje format ten służy do formatowania liczb. Możesz w nim ustalić ilość miejsc po przecinku, dzięki czemu wartość ułamkowa zawsze będzie się znajdowała w tym samym miejscu. W tym typie formatowania możesz dodatkowo użyć opcji Użyj separatora 1000. Przydaje się to w przypadku bardzo dużych liczb.
Przykład 2:
Spójrz na poniższy przykład. Komórka B2 została sformatowana bez separatora tysięcy, a komórka B3 z separatorem tysięcy.
Walutowe
Format walutowy różni się od formatu liczbowego tym, że zawiera symbol waluty oraz wartość jest domyślnie wyświetlana z przecinkami.
Księgowe
Format księgowy jest bardzo podobny do formatu walutowego. Różni się od niego na przykład tym, że w formacie księgowym znak waluty jest umieszczany tuż przy lewej krawędzi komórki, a nie tak jak w formacie walutowym przy liczbie. Poza tym w zapisie księgowym występuje większa przestrzeń między wartością a prawą krawędzią komórki.
Procentowe
Format procentowy zamienia liczby na wartość procentową, na przykład:
1 to 100%
0,321 to 32,1%
2,12 to 212%
W zapisie procentowym możesz ustalić liczbę miejsc po przecinku jaka ma zostać wyświetlona.
Ułamkowe
Format ułamkowy zamienia liczbę na ułamek zwykły. Kiedy sformatujesz komórki do typu ułamkowego to możesz w nią wstawić wartość zapisaną w postaci ułamka zwykłego, na przykład 1/3. W przeciwnym razie, kiedy komórka jest na przykład typu ogólnego to taki wpis zostanie potraktowany nie jako ułamek, ale jako data: 3 styczeń 2014 (aktualny rok). Dlatego w tego typu przypadkach warto poprzedzić tego typu ułamek zerem (0 1/3).
Naukowe
Zapis naukowy wyświetla wartość w formie skróconej. Na przykład liczba 1234567890 zostanie zapisana jako 1,23E+09. Możesz tutaj ustalić liczbę miejsc po przecinku, aby zwiększyć precyzje.
Specjalne
Formatowanie dla takich wartości jak: numer telefonu, NIP, pesel, itd.