Niewątpliwie jedną z najważniejszych funkcji każdej aplikacji, w tym Excela, jest umiejętność zapisywania danych. W Excelu możesz zapisywać dane na wiele sposobów. Jednymi z nich są przyciski Zapisz i Zapisz jako znajdujące się w menu PLIK. Poza tym zapisać plik możesz również zapisać za pomocą przycisków Udostępnij, Eksportuj, albo po prostu poprzez użycie skrótu klawiszowego Ctrl + S.
W sytuacji gdy będziesz chciał opuścić program bez zapisywania zmian, Excel zapyta Cię o to czy nie chcesz zapisać pliku.
Możliwe miejsca zapisania pliku
Komputer:
Dysk komputera jest najbardziej popularnym miejscem zapisywania plików. Po kliknięciu na przycisk Komputer, po prawej stronie znajdziesz Bieżący folder oraz listę Ostatnio używanych folderów. Kliknij przycisk Przeglądaj lub kliknij dwukrotnie przycisk Komputer aby otworzyć okno Zapisywanie jako w celu zapisania pliku.
Dodatkowo w PLIK >> Opcje >> Zapisywanie >> Zapisywanie skoroszytów >> Domyślna lokalizacja pliku lokalnego możesz ustawić ścieżkę w której domyślnie mają być zapisywane pliki.
SkyDrive:
SkyDrive to tak zwana chmura, czyli serwer zewnętrzny. Zaletą tego rozwiązania jest to, że masz dostęp do tych plików z każdego innego komputera na którym jest zainstalowany Excel i który ma jednocześnie dostęp do Internetu.
Office 365 SharePoint:
Serwer SharePoint jest webową platformą, która została stworzona przez Microsoft, głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Serwer może znajdować się np. w firmie, gdzie za jego pomocą możesz się dzielić swoimi dokumentami ze swoją grupą.
Zapisywanie z uwzględnieniem wstecznej kompatybilności
Jeśli otworzysz stary plik Excela (97 – 2003) który ma rozszerzenie xls, to Excel 2007 lub nowszy otworzy ten plik w trybie zgodności, co jest zaznaczone przy nazwie pliku.
Standardowe pliki Excela od wersji 2007 są zapisywane z rozszerzeniem xlsx. Jednak może się zdarzyć sytuacja, że nie będziesz wiedział czy ktoś kto będzie używał Twojego pliku posiada Excela w wersji 2007 lub nowszej.
W tej sytuacji możesz zapisać plik w wersji kompatybilnej z programami Excel 97 – 2003. Aby to zrobić przejdź do PLIK >> Zapisz jako >> Komputer. Pojawi się okno Zapisywanie jako. W rozwijanym menu Zapisz jako typ wybierz Skoroszyt programu Excel 97 – 2003 (*xls).
Zapisywanie plików jako PDF
Przed Excelem 2007 zapisywanie plików PDF było nieco bardziej skomplikowane. Polegało ono na zainstalowaniu jednego z odpowiednich programów. Mógł to być komercyjny Adobe Acrobat lub jeden z darmowych: Foxit PDF Creator lub CutePDF. Następnie należało wydrukować arkusz do pliku PDF, zamiast bezpośrednio na drukarkę.
W Excelu 2007 i nowszym możesz zapisać plik jako PDF tak samo łatwo jak zwykły xlsx. Aby w ten sposób zapisać plik, przy zapisywaniu pliku z menu Zapisz jako typ wybierz Plik PDF (*.pdf).